Organizar eventos corporativos de forma segura. Consejos e ideas

Con la nueva normalidad hemos tenido que adaptarnos a nuevos hábitos y formas de comunicarnos, y esto también se ha visto reflejado en la forma de organizar cualquier tipo de eventos. Los conciertos o eventos culturales ahora disponen de unas medidas de seguridad y orden que todos debemos seguir para mitigar la propagación. Esto también se ha trasladado al mundo empresarial donde se ha visto un cambio en la forma de organizar los eventos corporativos.

En este artículo queremos hablar sobre lo que debes tener en cuenta a la hora de organizar eventos corporativos de forma segura. Sabemos de la importancia de las reuniones de negocio y desde Web Products Direct queremos poner nuestro granito de arena para que todos podamos seguir trabajando de la forma más segura posible.

Organizar eventos corporativos después del Covid-19

A la hora de organizar un evento la anticipación lo es todo. Planificar diferentes escenarios en los que surjan problemas técnicos, falte personal de organización, inclemencias en el tiempo en los eventos al aire libre, o que algún ponente falle, son algunos de los escenarios que debemos tener en cuenta para poder diseñar un plan de acción y poder responder a tiempo.

Es por esto que cuando se planifica un evento es necesario pensar en todos los factores que pueden afectar a la organización y desarrollo. Lo mejor en estos casos es hacer un listado con los diferentes proveedores y personal de asistencia con los que vas a contar durante los días del evento para poder tenerlos a mano en caso que surja cualquier inconveniente. Además de esto, contar con un plan B en cuanto a las fechas y el lugar del evento siempre te puede salvar de algún cambio de agenda de última hora.

Si a todos estos escenarios le sumamos las medidas sanitarias, será indispensable contar con varios dispensadores de gel hidroalcohólico por las zonas comunes del evento, un refuerzo en la limpieza o la disponibilidad de información in situ y en la web sobre las diferentes medidas a tener en cuenta sobre el virus.

Consejos sobre cómo organizar eventos corporativos seguros

El escenario cambia a cada minuto, por lo que debes estar muy atento a la información que puedan lanzar los organismos mediante sus canales oficiales para conocer cuáles pueden ser las nuevas medidas. Pero si estás pensando en organizar un evento corporativo, hay una serie de consideraciones que debes tener en cuenta para que todo vaya de la mejor forma posible. Toma nota:

• Revisa las dinámicas. La mayoría de los eventos corporativos solían empezar con dinámicas de trabajo en grupo para romper el hielo que ahora resultan completamente desaconsejadas. Cuanta más distancia, mejor.
• Exige flexibilidad. A estas alturas todos somos conscientes de que cualquier cosa puede cambiar por completo la situación de un momento a otro. Es importante que trabajes con flexibilidad en cuanto a tus proveedores y personal de asistencia.
• Garantiza la conectividad. El lugar que elijas debe ser capaz de poder cumplir con todos los requisitos de conectividad durante los días del evento, de este modo podrás desarrollar la actividad y poder estar en contacto con todas las personas interesadas, garantizado una buena difusión y participación de todos los asistentes.
• Rechaza aglomeraciones. Si por el número de asistentes el local se queda corto para poder acogerlos a todos de forma segura, busca otro en el puedas reunirlos a todos respetando las medidas de distanciamiento.
• Comunicación fluida y transparente. No solo durante los días del evento. Antes y después de la celebración del mismo debes tener en cuenta como parte de la estrategia de comunicación, el compartir cuáles son las medidas de seguridad que has adoptado. Además, ser capaz de responder de forma rápida si surge algún inconveniente y solucionar las dudas de los asistentes con la ayuda de los azafatos de eventos van a ser cruciales para que tu evento sea recordado como una buena experiencia.

Los azafatos de eventos cumplen un papel esencial

Anteriormente los azafatos de eventos ya formaban parte de las principales patas en la celebración de eventos corporativos. Actualmente su papel es fundamental para que el evento discurra de forma segura. Además de asistir a los invitados, deben de velar por el cumplimiento de las normativas ayudando en la desinfección de stands, tomar la temperatura a la entrada o asegurar el distanciamiento social entre los invitados.

Organiza a todos los asistentes en grupos

El uso de tarjetas identificativas será crucial durante los días del evento. Puedes usar lanyards personalizados con diferentes colores con los que todos los asistentes podrán saber quiénes son los miembros del personal, invitados o ponentes en el caso que los haya. De este modo durante los momentos de networking podrán comunicase de forma fluida entre el resto de asistentes.

Últimas tecnologías en organización de eventos seguros

¿Has oído hablar alguna vez de la tecnología RFID? Es un sistema de comunicación por radiofrecuencia que permite agilizar diferentes acciones en los eventos, como por ejemplo la recopilación de datos y el acceso a diferentes áreas.

Desde Web Products Direct somos expertos proveedores de pulseras RFID personalizadas para empresas. Podemos fabricar pulseras con el logo de tu empresa con las que identificar a los asistentes del evento y así poder agilizar el acceso a las diferentes zonas del evento o el contacto entre los distintos asistentes, añadiendo tus datos de contacto pudiendo leerse cómodamente desde un smartphone.

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