Crea tu evento empresarial. Guía para organizar tus propias conferencias, convenciones y otras actividades empresariales.
A pesar de la enorme conectividad de la que disfrutamos en la actualidad y de la facilidad con la que intercambiamos información, cada vez más, a las empresas con muchos empleados les surge la necesidad de interconectar a su equipo de una manera más personal. También existen grandes corporaciones acostumbradas a generar auténticos eventos para sus socios y empleados. Si vives en un entorno empresarial como los descritos, si tienes entre tus obligaciones crear el próximo evento para tu empresa o si quieres que tu propia empresa organice su primer acto empresarial de estas características, aquí te traemos una sencilla guía con la que puedes empezar a organizar tu evento de empresa.
Tipo de Evento
Lo primero en lo que tienes que pensar es en el tipo de evento que quieres o necesitas organizar. Por ejemplo, si queremos presentar nuestra cuenta de resultados anual necesitaremos organizar una junta de accionistas. Si necesitamos presentar nuestra nueva sede, nuestro evento será una inauguración / presentación del nuevo espacio. Los eventos de empresa más comunes:
Junta de socios / accionistas
La organización de una junta de accionistas o socios tiene como premisa principal reunir a los agentes más importantes de una empresa para discutir votar o revisar los principales acontecimientos que suceden en una gran corporación.
Presentaciones de empresa y conferencias internas
En estos eventos empresariales reunimos a nuestro equipo interno para que conozcan alguna información novedosa de nuestra empresa o para que intercambien conocimientos entre departamentos y trabajadores. Dependiendo del tamaño, podemos encontrar desde conferencias empresariales a verdaderas convenciones de empresa internacionales.
Presentaciones de empresa externas, ruedas de prensa y actos con medios
Los eventos empresariales no solo son para nuestro equipo, cuando tenemos algo importante que contar al mundo, generar un acto empresarial para el exterior puede ser una gran solución. Este tipo de acto se puede combinar con la junta de accionistas o con la presentación interna de un nuevo producto.
Ceremonias y/o inauguraciones de empresa
Las efemérides empresariales son grandes hitos para cualquier organización y saber celebrarlas con la sociedad también tiene que formar parte de la agenda de actos. Los aniversarios, los homenajes a personal importante o influyente para nuestra empresa o los premios son algunos de los motivos para organizar un emotivo evento empresarial.
Eventos empresariales menos formales
La tradicional cena de Navidad o las actividades lúdicas y convivencias fuera de la empresa, que ayudan a generar ambientes más distendidos entre nuestro equipo, también necesitan tener una gran capacidad de organización.
Objetivo
Además de cómo vamos a organizar nuestro evento de empresa, hemos de marcarnos el objetivo por el que realizamos este esfuerzo. Por ejemplo, una junta de accionistas puede celebrarse para presentar los resultados anuales de nuestra empresa, para destacar un cambio dentro de la filosofía de nuestra empresa o incluso una fusión. Las conferencias empresariales pueden ir destinadas a generar networking entre nuestros equipos o para marcar un nuevo rumbo comercial.
Lugar, tiempo y espacio
Una vez que sabemos qué tipo de evento de empresa vamos a realizar y cuál es nuestro objetivo, debemos elegir dónde lo haremos, cuándo lo haremos y cuáles son nuestras necesidades de espacio.
Lugar
El lugar donde vamos a organizar nuestro acto de empresa tiene que venir definido por la cantidad de personas que esperamos que asistan.
Si hemos creado una conferencia empresarial para nuestros equipos necesitaremos una sala de conferencias con buena conectividad de transporte desde nuestro lugar de trabajo, aparcamiento para vehículos y que esté lo bastante cerca para que a los empleados no les suponga un problema asistir.
Si hemos organizado una convención empresarial internacional el lugar más adecuado será aquel que tenga una buena conexión con aeropuertos y estaciones de tren y que además esté cerca de hoteles y zonas de restauración para los asistentes.
Tiempo
Cuando hablamos de tiempo no solo nos referimos a la duración del acto o evento, sino también a en qué época del año vamos a organizarlo.
Debemos acotar siempre cada jornada para que se ajuste a la jornada laboral. Si se trata de una convención empresarial o una serie de conferencias o workshops de empresa hay que evitar que se extienda más de dos o tres días y que ocupen el fin de semana. Según los organizadores más experimentados, hay que evitar los viernes a toda costa.
Respecto a la época del año, debemos evitar el verano, ya que nos costará más reunir al personal. Por otro lado, tampoco es buena idea acercar los actos más protocolarios a las vacaciones de Navidad o Semana Santa (incluso a las vacaciones locales o regionales). Aunque sería todo lo contrario cuando se trata de encuentros o actividades internas de tipo lúdico.
Necesidades Técnicas
Además del propio evento tenemos que pensar en la organización y en la comunicación. De ahí nacen las necesidades técnicas de estos actos y es imprescindible resolverlas.
Conectividad y necesidades audiovisuales.
Vivimos en la era de la información y es imprescindible que controlemos los canales por los que nos vamos a comunicar. Hemos de prever que el sonido será perfecto en la sala. Los proyectores y pantallas tienen que estar listos para que podamos reproducir el material audiovisual y necesitamos una señal de wifi fuerte para que tanto nosotros como los asistentes puedan transmitir al exterior lo más interesante de nuestro acto empresarial a través de las redes sociales.
Necesidades de catering y servicios.
Otro de los aspectos fundamentales es controlar qué vamos a servir a los asistentes y cómo. Mínimo, debemos proveer de agua a los participantes
para su correcta hidratación. Otros servicios que también es deseable controlar son las reservas hoteleras, las reservas de desplazamientos e incluso la oferta de ocio para las horas libres si vamos a realizar una convención de empresa internacional, por ejemplo. Como siempre, todo depende de la envergadura del evento.
Necesidades de identificación.
Sobre todo, en convenciones empresariales, en ferias y workshops corporativos o incluso en conferencias para personal de grandes empresas es necesario contar con un correcto sistema de identificación de asistentes.
Una gran idea es la utilización de pulseras de tela personalizada. Estos identificadores nos ayudarán a facilitar el control de acceso y evitarán que los asistentes tengan que preocuparse de cargar con los típicos identificadores de acceso como tarjetas o collares, haciendo su participación mucho más cómoda. Además, servirán para que el usuario la utilice como distintivo de participación en el evento incluso semanas después de que haya terminado y, si acertamos con el diseño, mucho tiempo más.
También existe la opción de las pulseras de silicona, que pueden ser el perfecto acompañante para la presentación de un nuevo producto, para acreditar en una rueda de prensa de manera diferente o para distinguir a los socios en una junta de accionistas.
Presupuesto
Este último punto es imprescindible. Si tenemos todas las variables anteriores bien cerradas, pero no controlamos nuestro presupuesto estamos abocados al fracaso. Es tan malo superar nuestro presupuesto como intentar ahorrar demasiado, ya que algunas de estas decisiones pueden dar una imagen de poca profesionalidad. Lo mejor, contar con un presupuesto ajustado a la realidad de nuestra empresa y consecuente con el evento de empresa que vayamos a organizar y, si es posible, que nos permita tener cierto margen de maniobra.
