Ya sea amateur o semi-profesional, para cadetes, alevines o veteranos, de unos pocos equipos o de más, organizar un torneo de fútbol, un buen campeonato, no es tarea fácil. Por eso te damos algunas pautas para tenerlas en cuenta a la hora de organizar uno.
Dónde y cuándo organizar un torneo de fútbol
Los primeros dos factores básicos serán las fechas y lugar para la celebración del campeonato. En primer lugar deberemos elegir el lugar ya que de él dependerá la disponibilidad de fechas.
Los campos pueden ser municipales o privados. En el caso de ser públicos habrá que hablar con el Ayuntamiento o autoridad competente para pedir los permisos necesarios y tramitar la reserva del día o los días de la celebración. En el caso de ser privado, deberemos hacer la reserva con margen suficiente. Aquí podemos llegar a un acuerdo con la propiedad del campo ya que no es lo mismo un alquiler de un par de horas a un alquiler para organizar un campeonato entero. Además la visibilidad que se le va a dar puede ser también suculenta cara a hacer promoción de sus pistas. Por eso negociar los precios.
Una vez tengamos las fechas disponibles, elegiremos unas fechas con suficiente margen para la organización del torneo y su promoción, teniendo en cuenta festivos, vacaciones etc. ¡Y ojo a los grandes eventos! Ya sean estos dentro de la misma ciudad donde los organicemos como a nivel de una final de Champions etc. No sería la primera vez que se organiza algo sin tener en cuenta estas fechas y luego coinciden y es una catástrofe.
Preparar la web y base online
Si queremos organizar hoy en día un torneo de fútbol va a ser imprescindible tener una web, donde mínimo vengan todos los detalles del campeonato, reglas, equipos, lugar, fechas y horarios, inscripciones, y un contacto para resolver las dudas.
Lo ideal sería añadir un sistema de inscripciones online, además de la posibilidad de seguimiento de los partidos en tiempo real, al menos los resultados, y una galería. Recuerda que las redes sociales están muy bien para interactuar pero donde tienes libertad para hacer y deshacer con completo control es en tu web, y ahí es donde te interesa invertir de primeras o bien algo de tiempo o algo de dinero para que alguien te lo haga.
Para organizar online hay muchas herramientas que pueden sernos útiles. Os dejamos esta que igual os puede servir.
Las inscripciones
Como hemos dicho las inscripciones sería lo mejor tenerlas automatizadas online. Aunque estarás pensando que lo más importante si estás organizando un campeonato de fútbol será el precio de las inscripciones.
Aquí viene una doble opción. Estaría la opción de básicamente calcular todos los gastos y dividirlo entre el número de equipos. De esta manera todo lo soportarían los equipos. Pero si queremos trabajarlo un poco mejor habrá que meter en la ecuación a posibles patrocinadores.
Buscar patrocinadores
Un torneo de fútbol medio suele tener una gran visibilidad. A poco que jueguen unos pocos equipos, ya son unas cuantas las personas asistentes sólo con las propias plantillas de los equipos. Además de entrenadores y algún miembro técnico más del equipo. Pero además todos los familiares que van a traer cada uno de los jugadores, y el público que vaya a venir… por lo que para cualquier marca es algo muy atractivo el poder patrocinar el evento.
Sabiendo esto, podremos hacer un cálculo aproximado de cuántas personas entrarán en relación con el torneo de fútbol. Y con este número vendernos a patrocinadores. Estos patrocinadores tienen que tener intereses en la gente que vaya a venir. Es decir probablemente lo más adecuado sea patrocinadores relacionados con el fútbol o el deporte directamente. Aunque hay también patrocinios indirectos como casas de apuestas o marcas de alimentación.
¿Pero dónde los colocamos? Bueno lo clásico sería en carteles o pancartas publicitarias en las zonas de las pistas o zonas de acceso. También podemos recurrir a banderas o plumas publicitarias. En la propia web. Y una posibilidad mejor aún sería crear nuestro propia camiseta o polo de fútbol personalizado e incluirla en el pack de inscripción, y de este modo podemos configurar una equipación personalizada donde podemos incluir los logos de los patrocinadores. Esto no será sólo para el propio torneo de fútbol sino durante el uso que le vayan a dar en el futuro a esos polos o camisetas.
Tipos de torneos de fútbol
Al organizar el torneo de fútbol, el tipo de competición o enfrentamientos definirá la duración que tendrá y si podremos aceptar más o menos equipos participantes. Está la posibilidad de eliminatoria pura, de tipo liga o una solución mixta como el caso de las competiciones europeas profesionales: liguilla y eliminatoria.
Eliminatoria pura
Es el tipo de torneo más rápido y económico, aunque menos justo, ya que un equipo puede tener un mal partido en la primera ronda y no vuelve a jugar. Lo bueno es que no se necesitan de muchos campos ni de mucho tiempo. Si tenemos equipos de niveles diferentes, procuremos equilibrar ambos lados del cuadro, de lo contrario podríamos encontrarnos una final de uno de los peores equipos contra el más fuerte, lo que le quitaría emoción.
Torneo de liga
Aquí sí que se conseguirá el que lleguen a jugar todos contra todos y por lo tanto un sistema más justo. Aunque requiere de una mayor disponibilidad de campos de fútbol y de tiempo, ya que puede alargarse bastante más que con el sistema de eliminatoria. Lo bueno es que los partidos pueden quedar empatados, no hará falta recurrir a la prórroga. La duración total del torneo crecerá exponencialmente a más equipos lo disputen. Tiene otra ventaja y es que permite que el número total de equipos inscritos sea impar, aunque en este caso siempre habrá un equipo al menos descansando mientras el resto juegan.
Torneo mixto: liguilla+eliminatoria
Es la solución donde un equipo no tiene tanto que preocuparse por quedarse sin jugar más a las primeras de cambio, pero al mismo tiempo no se alarga tanto como un sistema de liga. Sobre todo cuando el número de equipos participantes es más alto. De este modo jugarán liguillas de 4 equipos por ejemplo, y de estas liguillas saldrán los semifinalistas, o los 1/4 de final.
¿Cuánto cuesta organizar un torneo de fútbol?
Esta es la pregunta del millón. No, no es que cueste un millón necesariamente. Pero si queremos que sea una actividad rentable deberemos tener en cuenta todos los gastos que deberemos afrontar para organizarlo y después calcular de dónde podremos sacar al menos todo ese dinero (y a ser posible algo más para obtener beneficios).
Para los costes es muy útil hacerse una checklist con todas las cosas que necesitaremos y de ellas las que nos costarán dinero. Aquí van algunas de ellas:
- Web
- Campos
- Bolsa o pack de inscripción
- Catering
- Staff y árbitros
- Premios en metálico
- Trofeos y medallas
- Seguro
- Ambulancia
- Promoción y marketing
- Cartelería, impresiones etc
Publicidad del evento y marketing del campeonato
Una vez tengamos claro la organización en sí deberemos darlo a conocer al máximo para cubrir las inscripciones cuanto antes. Esto nos será de ayuda también cara a los patrocinios. A mayor número de equipos participantes y cuanto antes los tengamos, mayor será nuestra fuerza de negociación con los patrocinadores.
Para esto deberemos hacer promoción si es la primera vez que organizamos uno. Si hubiera una anterior vez la forma de empezar está clara: empezaremos comunicándolo a los participantes de ediciones anteriores.
Ya pero, ¿y si es la primera edición? Bueno no hay problema. Deberemos usar los canales tradicionales de promoción (offline) y los canales que tenemos hoy en día a nuestra disposición gracias a los medios digitales (online).
Promoción del torneo tradicional u offline
En esto algo sabemos de toda la vida. Habrá que ir a buscar esos potenciales participantes de nuestro campeonato, y moverlo por los círculos donde se mueven. Dependerá del tipo de torneo o de las edades a las que nos dirijamos. No será lo mismo un torneo de alevines que uno para veteranos. En el primer caso iríamos a colegios, y en el segundo a empresas que tengan equipos de trabajadores, o ligas regulares que ya existen, donde juegan. También por ejemplo repartir folletos a la entrada del estadio de un partido de fútbol profesional. O en las ligas amateur al público. Y luego basarnos en el boca a boca.
También dentro del offline estarían los medios tradicionales, como son prensa, radio y televisión. Sería bueno redactar una nota de prensa y difundirla a los medios locales, ya que alguno puede estar interesado en invitarnos para contar la experiencia o al menos mencionarnos para darle publicidad.
Promoción y marketing online del campeonato
Aquí tienes muchísimas posibilidades. Y para no perdernos veremos los canales más efectivos que podrías utilizar:
Inbound marketing o marketing de contenidos
Ya hemos dicho que es imprescindible que tengas una web. Pues en ella deberás crear contenidos, que sean de interés para tus potenciales clientes, en este caso, para potenciales equipos participantes. Por ejemplo temas de alimentación y nutrición, entrenamiento, liderazgo en un equipo de fútbol, ejemplos de los cracks del fútbol… temas que sean atractivos para ellos. Esto atraerá a través de Google a posibles participantes.
Redes sociales: Instagram, Facebook, Twitter
Y digo estas tres, como podría decir (a día de hoy) sólo Instagram ya que si trabajamos una, la que a día de hoy más podemos viralizar y conectar, principalmente con público joven es Instagram. Pero ojo, siempre toda acción que llevemos a cabo en las redes deberá acabar llevando de fondo a nuestra web (no al contrario). La web es más importante que las redes siempre.
Publicidad: Facebook ads y Google Ads
Aquí ya no es invertir sólo tiempo como en el caso de las dos anteriores, sino también algo de dinero. Pero con muy poco podemos promocionar mucho. Igual 100€ por plataforma bastaría para darlo a conocer a un público suficiente para que salgan algunos equipos.
En Facebook ads (que también gestiona la publicidad en Instagram) lo fundamental será segmentar bien al público al que queremos que le aparezcan nuestros anuncios, y hacer un anuncio atractivo (foto o vídeo).
En Google Ads se trata de buscar esas palabras que buscan nuestros potenciales clientes, por ejemplo «torneos de fútbol en Madrid» y redactar un anuncio que les invite a entrar a nuestra web e inscribirse en ella, con algún descuento por ejemplo o limitando plazas.
Ser diferentes
Pero lo principal será ser diferentes del resto en algo. Si no seremos uno más y no nos diferenciaremos por lo que pueden escogernos a nosotros o a otros. Busquemos eso que puede hacernos destacar, y buscar ese público específico y nicho en el que centrarnos.
Premios, trofeos y medallas
Por último, debemos preparar premios en metálico o en especias (regalos atractivos) como recompensa a los ganadores del torneo de fútbol. Destacar estos premios como reclamo no sólo para la inscripción sino para aumentar la competitividad que será clave para un buen campeonato.
Ceremonia final
Que la gente se quede con un buen recuerdo dependerá de lo que trabajemos todos los detalles, pero principalmente el final. Y debe ser una buena ceremonia de entrega de premios. En fútbol a veces sólo se entrega un trofeo al equipo vencedor, pero esto es un error, ya que todos los integrantes del equipo deberían tener un trofeo propio que llevarse a casa y recordar nuestro campeonato. Por eso lo ideal es entregar copa al equipo, y una medalla personalizada a cada uno de los integrantes del equipo vencedor. Y si es un torneo de más equipos, quizá también al segundo y tercer clasificado.
Esperamos que este extenso artículo haya sido de ayuda para saber cómo organizar un torneo de fútbol. Si tienes cualquier duda al respecto de lo hablado o quieres saber más sobre las medallas que podrías entregar, escríbenos, estaremos encantados de ayudarte.
