Lo sabemos. Hoy, a 23 de marzo de 2020, el mundo entero se encuentra en una situación que nunca imaginábamos que viviríamos. La pandemia que estamos atravesando ha supuesto un revés para todas las facetas de nuestra vida, pero si algo nos caracteriza, es nuestra capacidad de demostrar que unidos somos fuertes y que con un comportamiento solidario hacemos más de lo que pensamos.
Muchas empresas están viviendo en sus propias carnes los efectos de la cuarentena, pero desde Web Products Direct, con el optimismo que nos caracteriza, creémos que no sirve de nada lamentarse y pensar que todo va a salir mal… ¿Sabías que crisis significa oportunidad? ¡Ahora es el momento de empezar a pensar qué mejoras implantarás en tu empresa de eventos cuando todo esto acabe!
Y sí, lo cierto es que la situación actual ha trastocado planes, eventos, viajes… Si tenías planeado realizar un congreso en los próximos días o semanas, muy probablemente habrás tenido que aplazarlo; ¡pero míralo como una oportunidad de tener más tiempo para organizarlo mejor! A continuación, te contamos cómo:
Primeras decisiones: fecha y lugar para organizar un congreso
Esta decisión es de suma importancia. Tienes que plantear diversos lugares y fechas para organizar tu evento y quedarte con aquella elección que mejor se adapte a tus necesidades. ¿Cuál es el público de tu congreso?¿En qué ciudades y fechas se organizan otros congresos u otro tipo de eventos que podrían quitar protagonismo a la celebración de tu conferencia? Estos son otros aspectos que deberías tener en cuenta:
- Las comunicaciones: Sobre todo si estamos hablando de un congreso a nivel internacional. Es necesario que la localidad que elijas esté bien conectada con transporte público. Que sea fácil llegar al lugar donde organizas el congreso siempre será un plus.
- Las infraestructuras: Si lo que quieres es organizar un gran congreso para triunfar, deberás tener en cuenta que necesitas albergar tu evento en un lugar que cumpla con las expectativas de tus asistentes. Más allá de que sea un lugar bonito, sobre todo debes procurar que pueda acoger a todos los asistentes, tiene que ser lo suficientemente grande como para que no se sientan como ‘sardinas enlatadas’ y lo suficientemente acogedor como para que no dé la sensación de que podría estar más lleno… Además, también es fundamental comprobar que la acústica es buena. Sería una pena que el contenido de tu congreso sea una maravilla y que por circunstancias acústicas no pueda potenciarse al máximo.
Contacta con los ponentes y programa la agenda
Una vez ya tengas claro dónde y cuándo vas a organizar el congreso, el siguiente paso es empezar a buscar a los conferenciantes. Según la temática de tu congreso, el evento seguirá una planificación u otra. No obstante, algo que siempre caracteriza a todos los congresos es la necesidad de buscar profesionales con renombre y con especialización en las materias del congreso para que den las conferencias. Una buena manera de encontrar estos contactos, es a través de LinkedIn, ¡filtrando por cargo a través de esta red profesional seguro que encuentras a los mejores!
Comunicación del evento y venta de entradas
Ya tienes claro la fecha y el lugar de tu congreso, ya sabes con qué ponentes vas a contar y cómo vas a estructurar el evento… ¡Ahora tienes que comunicarlo y llegar a tu público de una forma efectiva! Promociona tu evento en redes sociales de forma estratégica; elabora un plan de contenidos: puedes empezar creando misterio acerca de tu evento y genera interaccón (‘¡Estamos preparando algo que os va a encantar! ¿Alguno se imagina de qué se trata?’), y posteriormente ya puedes desvelar la sorpresa: ‘¡Presentamos nuestro congreso con los mejores profesionales del país!’. En este momento ya puedes empezar a promover la venta de entradas a través de la página web. Si utilizas redes sociales, también puede ser interesante invertir en Facebook Ads; es una buena forma de llegar al público objetivo gracias a la segmentación tan precisa que proporciona esta plataforma de anuncios.
Hora de los detalles: Organizar un evento con Lanyards Personalizados
A veces, lo más pequeño es lo que más cuenta. Grandes decisiones como las de escoger el día y el lugar de la celebración del congreso son fundamentales, por supuesto, pero las decisiones que conciernen a los detalles también; los detalles son lo que marcarán la diferencia respecto a otros congresos.
La selección del catering, procurar que la conexión a internet sea buena, contratar equipos audiovisuales… Y por supuesto, encargar lanyards personalizados para los ponentes y los asistentes. En eso somos expertos… Así que podemos daros mucha información para que la organización del congreso sea un éxito!
- Nuestros lanyards personalizados son ideales para usarlos como acreditaciones para identificar al personal del congreso, ya sean los de seguridad, organizadores, personal de limpieza, cámaras…
- Los lanyards personalizados también son útiles para diferenciar entre los asistentes: si la sala que has escogido tiene diferentes puntos de visión, lo más lógico es que el precio varie según la calidad de la visión desde el asiento del asistente. Utiliza lanyards personalizados de colores para diferenciar entre los asistentes.
¿Qué podrás personalizar de nuestros lanyards personalizados?
¡Todo! Pero a continuación, somos un poco más concretos para que no te quede ninguna duda 🙂
- El grosor: elige entre 15mm, 20mm y 25mm
- El grabado: elige entre impresión, sublimación y tejido
- Elige nuestros colores preterminados o introduce tu propio color con una referencia Pantone
- Escoge la funte del texto y escribe el mensaje que quieres que aparezca en tu lanyard personalizados.
- Si lo deseas, puedes añadir una imagen a tu landyard.
- Escoge un cierre: seguridad estándard, lobster, cierre de plástico, anillo, enganche para móvil, seguridad de plástico.
- Elige un wallet flexible para tu landyard para identificar a los ponentes y asistentes importantes: las medidas pueden ser de 99×63 mm o bien de 108×70 mm.
¡Una vez tengas claro como quieres que sea el diseño de tu landyard personalizado para organizar tu evento solo tienes que encargar tu pedido! Recuerda que si tienes alguna duda con el diseño nuestro equipo
¡No dejes nada a la improvisación! Y más ahora que tienes un poco más de tiempo para pensar en todo lo que necesitas para que la organización de tu evento sea un éxito. Mientras esperamos que todo vuelva a la normalidad, ¡tu congreso sigue adelante! Para más información sobre nuestros lanyards personalizados no dudes en contactarnos.
