Igual tienes experiencia ya. Igual te estás planteando organizar una carrera en tu pueblo o ciudad. En tu colegio o universidad. Para ganar dinero o solidaria. Carrera popular o de élite. Carrera de running o ciclismo. O igual una carrera deportiva de cualquier otro tipo. En cualquier caso te contamos todo lo que necesitas saber para organizar tu carrera.
- ¿Cuánto cuesta organizar una carrera?
- ¿Qué permisos necesito para organizar una prueba deportiva?
- Organización del evento deportivo: primeros pasos
- Cómo promocionar tu evento deportivo
- Elementos diferenciadores de una carrera
¿Cuánto cuesta organizar una carrera?
Antes de plantearnos nada necesitamos hacer números. Saber si nos saldrá rentable (o al menos no perdamos dinero en caso de ser una carrera sin ánimo de lucro) es fundamental al empezar.
Vamos a usar un ejemplo de un presupuesto que han usado una carrera real. Separamos los ingresos y gastos fijos así como ingresos y gastos por corredor. De este modo podemos adaptar el presupuesto a nuestro caso.
De todas formas estamos hablando para carreras de entre 1.000 y 3.000 participantes y de entre 5 km y 15 km. Para más pequeñas o más grandes los presupuestos podrían cambiar. Tanto los fijos como los variables. Pero nos sirve de orientación:
Presupuesto de carrera
Gastos fijos
- Seguro responsabilidad civil del evento: 250€
- Seguro accidentes corredores: 570€
- Ambulancias: 200€
- Alquiler de audio: 450€
- Vallado: 850€
- Cartelería para carrera y de promo: 900€
- Marketing y publicidad: 900€
- Trofeos primeros puestos: 300€
- Grupo electrógeno zona meta: 200€
- Speaker: 150€
- Fotógrafo: 100€
- Vídeo: 100€
- Licencias, jueces y trámites legales: 500€
- Alquiler de zona de podio: 300€
- Alquiler WC: 400€
Gastos variables
- Cronometraje e inscripciones (incluye plataforma y dorsales con chip): 1,5€ / persona
- Avituallamiento: 0,6€ / persona
- Camiseta para bolsa del corredor: 3€ / persona
- Medallas finisher: 2,5€ / persona
Para que podamos organizarla deberemos hacer que los números cuadren, al menos a 0€, y a partir de ahí todo lo que saquemos de más serán beneficios.
A la hora de hacer este cálculo es importante estimar un número de participantes mínimo y máximo. Así sabemos que debemos llegar a un número de corredores mínimo para no perder dinero. Y que cerraremos inscripciones cuando lleguemos a un máximo.
Imaginemos que a la hora de organizar la carrera hemos fijado un máximo de 1.500 participantes (y haremos que lleguemos a vender todos los dorsales). Con los gastos antes expuestos para 1.500 corredores los gastos totales serían de 17.570€ y para llegar a cubrir esto tenemos básicamente tres fuentes de ingresos: patrocinios, stands en la feria del corredor y al resto se debe llegar con las inscripciones de los propios corredores.
Con el tema de patrocinios imaginación al poder: pueden haber varios niveles de patrocinio, en función de dónde vayan a figurar los logos de las empresas que pagan. Qué acciones se van a llevar a cabo con cada grupo. Cómo pagan: si en especies (lo que podría abaratar algún coste), con una cantidad de dinero o una solución mixta. Aquí todo lo que se piense y se negocie sumará al llegar más cómodamente a cubrir gastos.
Pongamos estos números en patrocinios y feria del corredor previa al evento:
Ingresos
- Patrocinador principal: 800€ (1 patrocinador)
- Patrocinadores secundarios: 300€ (5 patrocinadores)
- Patrocinadores en especie: 400€ en ahorro
- Precio por stand en la feria del corredor: 150€ (8 puestos)
Esto sumaría 3.900€ en ingresos lo que nos lleva a tener que cubrir con las inscripciones 13.670€ que entre 1.500 participantes nos da 9,51€ por participante. Ojo con el IVA, que se nos queda el precio por dorsal medio que debemos poner para cubrir gastos a 11,51€. Hablamos de medio porque lo normal es que los primeros x dorsales salgan a un precio promocional inferior (podrían salir a 8€), luego vendrá el grueso, con un precio que cubra, como podría ser 12€. Y un precio para las últimas semanas, que podría ser 18€. Este último precio no es tanto para ganar con esa diferencia como para disuadir que se apunten en las últimas semanas. Como organizadores del evento deportivo nos vendrá muy bien cuanto menos gente lo deje para el final.
Esto es un ejemplo para que se vea un planteamiento económico de la carrera para ver desde el principio si nos sale rentable o buscar qué podemos cambiar para que lo sea.
¿Qué permisos necesito para organizar una prueba deportiva?
Una vez nos hayamos asegurado de que los números nos salen, deberemos ir a solicitar los permisos para organizar la carrera, ya que esto suele demorarse, y sin permisos no hay evento.
Memoria para solicitar los permisos para la carrera
Nos dirigiremos al Ayuntamiento de la localidad donde vayamos a celebrarla con una pequeña memoria que contenga:
- La fecha (obviamente esto será lo primero que negociar con la administración) y datos de la carrera.
- El plano del circuito de la carrera, detallando cortes y vallados.
- Horarios de montajes, del pre evento, del desarrollo de la carrera con los tiempos medios de paso, entrega de premios y desmontajes.
- Seguro de responsabilidad civil.
- Responsables de la organización, así como número de voluntarios y demás personas implicadas, así como participantes estimados.
- Medidas de señalización de la prueba.
- Un pequeño plan de emergencias, en el que nos pueden echar seguro allí mismo una mano. Pero donde deberá figurar por ejemplo el seguro y la disponibilidad de ambulancias, así como recorridos de evacuación.
- Anexos que requiera nuestro ayuntamiento o autoridad competente a la que nos vayamos a dirigir. Preguntar antes lo necesario ya que dependerá del organismo nos pueden pedir algo más.
Con esta propuesta el ayuntamiento o delegación hará las modificaciones oportunas y nos dará los permisos. Es este punto sería oportuno hacerles partícipes de la carrera, pidiéndoles opinión sobre asuntos organizativos, invitándoles a la carrera y ofreciéndoles figurar como colaboradores oficiales del evento para darles visibilidad.
Organización del evento deportivo: primeros pasos
Una vez tengamos el presupuesto calculado y los permisos en marcha, es momento de ponernos a hacer el listado de todas las tareas que van a hacer falta hasta el día D. Luego habrá otro listado de tareas que llevar a cabo en el montaje del evento, durante el desarrollo de la carrera, el tiempo post carrera y el desmontaje. Y aunque hacer ese listado tenemos más tiempo, aunque nos ayudará hacerlo en paralelo ya que igual algo de una nos recuerda una tarea de la otra.
Checklist de grupos de tareas para la carrera
Al planificar la carrera, a todas las tareas les deberemos poner fecha para saber si vamos bien de tiempo o no. Y para que no se nos olvide nada es bueno que vayamos repasando uno a uno los diferentes elementos de la carrera y pensemos todo lo que hace falta:
- Legal y burocracia
- Organización de equipo de trabajo y voluntarios
- Negociación y coordinación con proveedores (repasar con el presupuesto)
- Marketing de la carrera enfocado a corredores
- Labores comerciales para buscar patrocinadores
- Diseño e impresión de cartelerías tanto de promoción como para el día de la carrera
- Puntos de animación
- Relaciones con clubes de running (o ciclista)
Y para el día de la prueba es bueno que pensemos también en los proveedores así como en las zonas mirando el plano para que no se nos pase planificar nada organizando la carrera.
Reparto de tareas: importancia del equipo organizador
Obviamente estas son muchísimas tareas para una sola persona. Por eso si estás sólo deberás buscar un equipo en el que apoyarte, ya sea implicado en el proyecto o si no contratados. Pero deberás delegar ramas de estas tareas en otras personas, y dedicaros a coordinarlas bien y que vayan estando a tiempo.
Cómo promocionar tu evento deportivo
Para organizar la carrera ya hemos visto antes que una parte fundamental será la de conseguir al menos un patrocinador principal, varios secundarios, algunos que aporten con género y la venta de los espacios previstos en la feria del corredor. Con esto cubriremos una parte de los gastos. Pero el grueso vendrá de las inscripciones. Por eso debemos centrarnos en vender el máximo de dorsales que hayamos previsto. Y para ello necesitaremos algunas acciones de marketing:
Clubes
Los clubes de running y atletismo en el caso de carreras populares, o clubes de ciclismo o triatlón en el caso de marchas cilcoturistas, serán los mejores aliados a la hora de promocionar y correr la voz de la carrera.
Medios de comunicación
Hacernos eco en los medios de comunicación local es algo que nos ayudará mucho a darle visibilidad. Debemos redactar una buena nota de prensa dando los datos de la carrera, pero aportando algo más para que interese a los medios, como qué tiene diferente esta carrera del resto, o en qué beneficiará a la localidad o barrio donde se celebra… Y no tengamos miedo a llamar para que nos inviten a hablar a las radios locales, y ¿por qué no? contar la experiencia que es organizar todo esto.
Estrategia online
Fundamental. Es básico tener unas redes sociales y a ser posible una web, aunque sea sencilla, pero donde no sólo podamos dirigir cualquier acción de marketing que hagamos sino también cara al futuro corredor o los ya inscritos para poder consultar reglamento, circuitos, precios, y cualquier otra información.
Además será muy positivo mover las redes sociales con un buen community manager. Y si tenemos presupuesto hacer algo de publicidad en redes sociales. Por muy poco dinero podemos llegar a cientos de potenciales corredores. Muy importante segmentar por intereses, utilizar públicos similares a una base de datos que tengamos ya o visitantes de nuestra web y atraer con algo que llame la atención. Si nos perdemos un poco igual mejor delegar esta tarea en un experto en marketing.
Si tenemos base de datos hacer unos envíos por correo con asuntos de interés para el corredor nos traerá muchos interesados. Y otra cosa que funciona muy bien para llegar a mucha gente es hacer sorteos por Instagram y otras redes sociales, que además puede ser de algo que un patrocinador nos ha regalado como uno de los pagos en género.
También acciones offline
Ir a las ferias del corredor de otras carreras será una forma perfecta para llegar a la gente que queremos llegar. Es aconsejable para esto tener dípticos con la información básica de la carrera y la web.
Para siguientes ediciones…
El boca a oreja sigue siendo el marketing más eficaz y barato. De ahí que debamos hacer de la carrera de este año, la mejor promoción para la siguiente edición. Y de ahí tener buen material gráfico, fotos y vídeo, para poder venderlo cara al año que viene. Así como quedar en la memoria de cada participante.
Elementos diferenciadores de una carrera
Quedar en la memoria no es tan sencillo con la de oferta que hay hoy en día. Por eso os damos tres últimos consejos para esto:
Lo primero y más evidente, para que destaque, será no estar en el mismo fin de semana que otra carrera que sea similar o más grande y en la misma localidad o cercana. Esto se verá al principio de todo.
Luego podemos optar por introducir algún elemento diferente al resto de carreras. Muchas lo han hecho ya: clasificaciones por equipos, carreras de relevos, carreras de empresas, un potente causa benéfica, por parejas, de disfraces como la San Silvestre, con explosiones de colores o carreras zombies… Hay mil elementos que podemos introducir.
Un corredor contento: tu mejor prescriptor
Y finalmente, lo que quedará seguro en la memoria de todos los participantes es la experiencia. De haberla corrido, haberla terminado. Desde que supieron de ella, se apuntaron, hasta haberla terminado y vuelto a casa. Que haya sido todo genial. Por eso nos debemos poner en la piel del corredor y pensar qué serie de detalles podemos tener con cada uno. Desde la camiseta que recogerá en la bolsa del corredor, hasta la medalla que se colgará con orgullo al terminar la carrera y la guardará como el gran trofeo que es. Todo eso quedará en la memoria y en una vitrina recordándole nuestra carrera.
Esperamos que este extenso artículo haya sido de ayuda para saber cómo organizar una carrera popular. Si no tienes idea de si entregar medalla de finisher o no, infórmate de nuestros precios y modelos. Con nuestra experiencia te ayudaremos en lo que necesites.
